Privacy Policy

Coöperatie SDI hecht aan privacy. Zij werkt in opdracht van haar leden, aangesloten openbare bibliotheken waar software aan geleverd en voor beheerd wordt, en zal daarbij zorgdragen voor een betrouwbare en zorgvuldige bescherming van de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens.

Zij geeft dit vorm door in haar handelen en uitingen zowel intern als extern uit te gaan van betrouwbaarheid, transparantie, zorgvuldigheid en veiligheid.

Waarom wij uw gegevens verwerken

Wij hebben als coöperatie een aantal verplichtingen tegenover de bibliotheekleden en de medewerkers van aangesloten bibliotheken die persoonsgegevens door of via ons laten verwerken.

Om die verplichtingen goed na te kunnen komen, verwerken wij noodzakelijke gegevens van de bibliotheekleden en medewerkers van de aangesloten bibliotheken.

Wij ondersteunen bibliotheken bij het optimaal gebruik van de digitalisering van hun processen. Daarnaast verwerken we uw gegevens die u per mail, telefoon of via de website aan ons doorgeeft om u te voorzien van informatie en eventueel nieuwsbrieven. Het verwerken van deze gegevens doen wij echter alleen voor de doeleinden waarvoor ze verkregen zijn.

Als werkgever is het wettelijk verplicht dat wij persoonsgegevens van de medewerkers van Coöperatie SDI verwerken. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om een arbeidsovereenkomst aan te gaan.

Soms is het nodig om gegevens uit te wisselen met externe partijen zoals bijvoorbeeld onze subverwerkers. Dit doen wij zo veilig mogelijk en alleen wanneer dit nodig is. Wij hebben deze externe partijen zorgvuldig geselecteerd en met hen zijn duidelijke afspraken gemaakt over geheimhouding en gegevensbeveiliging.

Hoe wij aan de gegevens komen

Coöperatie SDI is verwerker van persoonsgegevens in opdracht van de aangesloten bibliotheken als verwerkingsverantwoordelijke.

Daarnaast kunnen gegevens via andere partijen (waarbij wij uiteraard de wettelijke voorschriften in acht nemen) en via openbare bronnen worden verkregen. En uiteraard verkrijgen we gegevens van uzelf via mail, telefoon of onze website.

Welke gegevens wij verwerken

De categorieën van persoonsgegevens die wij kunnen verwerken zijn:

• NAW-gegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
• Geboortedatum en geslacht;
• Nationaliteit en geboorteplaats;
• Beroep (van de medewerkers);
• Arbeidsgerelateerde gegevens zoals verzuimgegevens (medewerkers van Coöperatie SDI);
• Sollicitatiebrieven en CV’s in het kader van een sollicitatieprocedure (potentiële medewerkers van Coöperatie SDI);
• Overige gegevens waarvan de verwerking wordt vereist door de wet of die noodzakelijk zijn om een wettelijke regeling toe te kunnen passen.

Grondslagen voor de gegevensverwerking

De persoonsgegevens die Coöperatie SDI verwerkt komen voort uit contracten met de aangesloten bibliotheken die hun gegevens bij ons laten verwerken, wettelijke verplichtingen, aanvragen via de website en (potentiële) medewerkers van Coöperatie SDI.

Wie er toegang hebben tot de gegevens

Coöperatie SDI draagt er zorg voor dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor de aangesloten bibliotheken die de persoonsgegevens geleverd hebben en voor de medewerkers van Coöperatie SDI die de daadwerkelijke verwerking uitvoeren. Tussen de aangesloten bibliotheken en de Coöperatie SDI is een privacyreglement van kracht. Binnen Coöperatie SDI zijn schriftelijke procedures voor de gegevensverwerking opgesteld. De resultaten van de verwerking zijn via een autorisatiesysteem bij de klant af te schermen tot de bevoegde personen aan de klantzijde.

Coöperatie SDI gaat zorgvuldig te werk bij de selectie van (uitvoerende) partners. Met het oog op privacy laat Coöperatie SDI derden een verwerkingsovereenkomst ondertekenen. Met het ondertekenen van deze overeenkomst conformeren zij zich bij de uitvoering van hun taken aan de bepalingen uit de Algemene verordening gegevensbescherming.

Bewaartermijnen

De Algemene verordening gegevensbescherming bepaalt dat uw gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Hierna zullen de gegevens worden verwijderd.

Cookie beleid

Coöperatie SDI registreert gegevens over het gebruik van haar website en gebruikt daarvoor cookies. Met deze informatie zien we welke pagina’s het meest bezocht worden, welke pagina’s effectief zijn en welke pagina’s foutmeldingen opleveren. Met deze gegevens kunnen wij onze websites verbeteren en aanpassen op uw wensen. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om voor u relevante informatie op de pagina’s die u bezoekt te plaatsen, bijvoorbeeld speciale berichten in uw interessevelden. Op deze wijze kan onze dienstverlening aan u verder worden geoptimaliseerd.
Lees meer op onze Cookiespagina.

Uw rechten

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming beschikt u over een aantal rechten waar wij u graag over op de hoogte willen brengen. Het gaat om de volgende rechten:

• het recht om uw gegevens in te zien;
• het recht om vergeten te worden;
• het recht op informatie;
• het recht om uw gegevens over te laten dragen;
• het recht om de gegevens die over u worden verwerkt te wijzigen;
• het recht om minder gegevens te laten verwerken over u;
• het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluitvorming/profilering;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens.

In het geval u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u een verzoek bij ons indienen. Dit kunt u doen door een e-mail te sturen naar privacy@cooperatie-sdi.nl. Wij doen uiteraard ons uiterste best om gevolg aan uw verzoek te geven, maar soms is dit niet mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan gegevens die wij niet mogen verwijderen, omdat wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren.

Wij zullen binnen twee weken en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informatie geven over het gevolg dat wij aan het verzoek geven. Deze termijn kan, indien nodig, met twee maanden verlengd worden wanneer wij bijvoorbeeld veel verzoeken tegelijk binnen hebben gekregen of het verzoek complex is. Wij zullen u uiteraard altijd tijdig op de hoogte stellen wanneer dit het geval is.

Klachten en vragen

Wanneer u van mening bent dat wij ons mogelijk niet houden aan de regels uit de Algemene verordening gegevensbescherming, kunt u een klacht bij ons indienen door te e-mailen naar klacht@cooperatie-sdi.nl. U kunt bij dit e-mailadres ook terecht voor vragen of om in contact te komen met onze functionaris gegevensbescherming.

Indien u het niet eens bent met de manier waarop Coöperatie SDI met uw gegevens omgaat of met het gevolg dat aan uw verzoek met betrekking tot uw rechten is gegeven, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via mailadres hiervoor instellen, bijvoorbeeld privacy@cooperatie-sdi.nl. U kunt ook contact met hem opnemen voor vertrouwelijke zaken.

Mocht u, na behandeling van uw klacht of verzoek, het niet eens zijn met het resultaat, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie hierover vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wat doen wij om uw gegevens te beschermen

Binnen onze informatievoorziening speelt informatiebeveiliging een belangrijke rol. Daarnaast maken wij onze medewerkers bewust van risico’s die samengaan met het verwerken van informatie en persoonsgegevens in het bijzonder. Dit doen wij onder andere met bewustwordingscampagnes en aandacht voor informatiebeveiliging en privacy tijdens bijeenkomsten met medewerkers.

Contactgegevens

Coöperatie SDI
Hamburgerstraat 28A
3512 NS Utrecht
Tel: 085-0799733
Site: www.cooperatie-sdi.nl
E-mail: info@cooperatie-sdi.nl
KVK: 93770774

Privacyverklaring

Coöperatie SDI behoudt zich het recht om de tekst van deze privacy verklaring aan te passen in verband met nieuwe ontwikkelingen. Raadpleeg deze tekst daarom met enige regelmaat wanneer u onze website bezoekt.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 9 februari 2026.