De overstap naar het GBS voor Brocade-bibliotheken

• Vanaf 1 juni 2026 loopt de dienstverlening van het Wise GBS via SDI.
• Je hebt contact met het functioneel beheerteam van SDI.
• De meeste communicatie verloopt via de Biebtobieb-pagina GBS Wise-gebruikers.
  Let op: hiervoor moet je je mogelijk eenmalig inschrijven.
• Na de migratie kun je meldingen inschieten in TOPdesk.

Contactgegevens: TOPdesk, mail: servicedesk@coöperatie-sdi.nl en telefoonnummer: 085-0799730.

Veranderingen voor het Collectioneren

Voor het collectioneren heeft de migratieperiode ook gevolgen.
Tijdens de migratie periode is het niet mogelijk om te bestellen in je oude bibliotheeksysteem of in de webshop van NBD Biblion.

Belangrijke data voor het bestellen in je oude bibliotheeksysteem:

• De laatste reguliere bestelweek (Boeken en AVM):
  – Stem af wat de laatste week is die besteld kan worden
  – Wanneer sluit deze week (data en tijdstip)
• Nabestellingen, Express-titels en andere niet reguliere aanbodbestanden:
  – Stem af wanneer deze sluiten (data en tijdstip)

Bestellen in de webshop van NBD Biblion:

• De migratieperiode heeft ook gevolgen voor het bestellen bij NBD Biblion.
  Wij adviseren om 2 dagen voorafgaand aan de migratie niets meer te bestellen in de webshop van NBD Biblion. Als dat toch gedaan wordt, gaat het niet goed met de bestelsynchronisatie.
  Dit geldt ook voor de Selectieservice van NBD Biblion. Stem dit met hen af.
• In de migratieperiode vindt geen bestelsynchronisatie plaats. Na de migratieperiode werkt de bestelsynchronisatie en kan er weer worden besteld bij NBD Biblion.

Na de migratie

• Stem af met SDI of er nog reguliere bestelweken zijn die langer openen moeten blijven of opnieuw opengezet moeten worden.

Titels in het GBS worden met het GGC gesynchroniseerd en kunnen niet bewerkt worden in de GBS-catalogus. Deze titels hebben een ‘beschermde’ status en kunnen uitsluitend, indien nodig, bij de bron in het GGC aangepast worden. Ontbrekende of onvolledige titels kunnen in het GGC beschreven worden. De landelijke afspraken voor het beschrijven van de titels zijn beschikbaar per type materiaal.

Door duidelijke afspraken te maken voorkomen we dat titels dubbel of inconsequent ingevoerd worden. Ook ondervangen we hiermee het risico dat titels door verschillende inzichten titels telkens weer aangepast worden, doordat er verschillende beelden bestaan over wat juist is.

Op termijn zal er geen aparte GBS-catalogus meer zijn, maar wordt de NBC als zoekomgeving gebruikt. Door alle materialen waarvoor dat mogelijk is te beschrijven in het GGC en daarbij de landelijke afspraken te hanteren sorteren we voor op het gebruik van de NBC als dé catalogus op het GBS.

Veranderingen kastenbeheer in Wise

Voor het kastenbeheer in Wise zijn twee tabellen belangrijk:

• De kastentabel
• De kastconversietabel

Beide tabellen worden door SDI ingericht, hieronder lichten we ze verder toe.

Kastentabel

In het GBS is voor elke vestiging een kastentabel aanwezig. Met een ‘kast’ wordt iedere plek bedoeld waar fysieke exemplaren te vinden zijn. Denk aan een fysieke kast met B-leesboeken, aanwinstentafel of een display met een specifiek thema.

Er kunnen vaste kasten en tijdelijke kasten worden opgenomen.

• Vaste kasten zijn kasten waar exemplaren min of meer standaard in horen te staan.
• Tijdelijke kasten zijn voor tijdelijk afwijkende plaatsingen zoals aanwinstentafels, vitrines en tentoonstellingen.

Elke kast moet een unieke kastencode van drie posities krijgen, maar de omschrijvingen hoeven niet uniek te zijn. Zo kun je bijvoorbeeld de kastcode JLB hebben met de omschrijving ‘Leesboeken B’.

Kastconversietabel

In de kastconversietabel (ook: kastcon) staat gedefinieerd in welke kast een exemplaar geplaatst moet worden.

Voor deze tabel zijn de statistische categorieën (scats) belangrijk. Elke titel krijgt een scat op basis van de kenmerken, zoals jeugd of volwassenen, fictie of non-fictie, leeftijd etc.

Alle exemplaren bij een titel krijgen automatisch dezelfde scat als de titel. De scats zijn belangrijk voor juiste kast(plaatsing) bij het exemplaar; dit wordt ingesteld in de kastcon.

Bijvoorbeeld:

• Krekel van Annet Schaap
• Leeftijd B in Wise
• Genre sprookjes

Dit levert scat 3334 op in Wise. In de kastconversietabel staat ingesteld dat een exemplaar met scat 3334 naar kast JLB (Leesboeken B) moet. Hierdoor komt het exemplaar bij het bestellen/koppelen automatisch in kast JLB terecht.

Kastenbeheer in de Wise Client

In de Wise Client bekijk je bij ‘Vestigingsbeheer – Kastenbeheer’ de kastentabel en medewerkers met de juiste bevoegdheid kunnen ook aanpassingen doen, zoals de omschrijving van de kast wijzigen. Het is ook mogelijk om tijdelijke kasten toe te voegen en te verwijderen. Let op: vaste kasten kunnen alleen door SDI worden toegevoegd of verwijderd.

Wat betekent de migratie naar het GBS voor scholen en leesmediaconsulenten?

• Ook de scholen moeten uiterlijk vrijdag 29 mei 2026 om 20:00 uur hun apparatuur uitzetten en niet gebruiken tijdens de migratie. Zodra de migratie voltooid is voor de bibliotheek, kunnen ook de scholen weer gaan starten.
• Scholen gaan gebruikmaken van een nieuw uitleensysteem: in het basisonderwijs wordt schoolWise gebruikt, in het voortgezet onderwijs mediatheekWise. Advies: installeer en test de software voor het uitleensysteem vóór de migratie op de pc’s in de schoolbibliotheek.
• Iedere school krijgt een website voor leerlingen en leerkrachten, gericht op leesbevordering. Dit is de schoolWise/mediatheekWise portal. De URL van de schoolWise/mediatheekWise portal kan ná de migratie worden geplaatst op de website van de bibliotheek, website van de school en op de school-pc’s.
• Scholen met het leerlingvolgsysteem ParnasSys zetten de geautomatiseerde datakoppeling tussen ParnasSys en schoolWise aan. Scholen met een ander leerlingvolgsysteem maken en uploaden tijdig een leerlingbestand zodat de gegevens geïmporteerd kunnen worden.
• Alle leerlingen in de schoolbibliotheek worden nieuw ingeschreven. Huidige uitleningen en de leenhistorie zijn niet meer beschikbaar na de migratie.
• De schoolcollectie wordt meegenomen in de migratie en bestaande exemplaarnummers blijven hetzelfde.
• De bibliotheek en school sluiten een verwerkersovereenkomst af. Hierin wordt Coöperatie SDI als subverwerker vermeld. Meer informatie en de verwerkersovereenkomst zijn te downloaden via de Toolkit van de Bibliotheek op school.

Om de migratie ook voor de bezoekers en gebruikers van jouw bibliotheek goed te laten verlopen, delen we hier een checklist voor communicatie richting bezoekers.

Voor de migratie

• Begin mei: Plaats een nieuwsbericht op de website en deel deze eventueel in nieuwsbrieven die nog uitgaan.
• Derde week mei: Poster(s) ophangen.
• Derde week mei: Beeld toevoegen aan narrowcasting.
• Derde week mei: Zet een melding op de bon wanneer het inleveren niet mogelijk is.
• Derde week mei: Social media posts bekijken, aanpassen indien nodig en inplannen in de week voorafgaand aan de migratie van jouw bibliotheek.
• Wijs bezoekers erop om alvast meer materialen te lenen.
• Wijs op de dienstverlening en activiteiten die wel doorgaan tijdens de migratieperiode.

Na de migratie

• Pas de URL’s zo snel mogelijk aan op de websites en de publieks-PC’s.
• In de loop van de dag: haal de posters weg, nieuwsbericht.

• De meeste communicatie verloopt via de Biebtobieb-pagina GBS Wise-gebruikers.
  Let op: hiervoor moet je je mogelijk eenmalig inschrijven.
• Na de migratie kun je vragen stellen via TOPdesk.
• Mail vragen naar servicedesk@cooperatie-sdi.nl of bel 085-0799730.